Comment créer et envoyer une facture électronique en tant qu'auto-entrepreneur (tutoriel)

Avant de créer votre première facture électronique, assurez-vous d'avoir réuni les éléments suivants :

Informations indispensables

• Votre numéro SIRET : composé de 14 chiffres, il identifie de manière unique votre établissement. Vérifiez-le sur annuaire-entreprises.data.gouv.fr.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire : même en franchise de TVA, ce numéro est nécessaire. Demandez-le à votre Service des Impôts des Entreprises (SIE) si vous ne l'avez pas encore.
• Le SIRET de votre client : obligatoire pour router la facture vers la bonne plateforme. Demandez-le à votre client ou recherchez-le sur l'annuaire des entreprises.
• Vos coordonnées bancaires : IBAN et BIC pour les informations de paiement sur la facture.

Choix du logiciel

Pour ce tutoriel, nous utiliserons les étapes génériques applicables à la plupart des logiciels gratuits (Tiime, Henrri, Indy, Facture.net). Les étapes sont similaires quel que soit l'outil choisi.

Si vous n'avez pas encore choisi votre logiciel, consultez notre comparatif des logiciels gratuits pour micro-entreprises pour faire votre choix.

La première étape consiste à créer votre compte sur le logiciel de facturation choisi et à paramétrer votre profil d'entreprise.

Inscription

1. Rendez-vous sur le site du logiciel choisi (Tiime, Henrri, Indy ou Facture.net)
2. Créez votre compte avec votre adresse e-mail professionnelle
3. Sélectionnez le statut « Auto-entrepreneur / Micro-entrepreneur »
4. Renseignez votre numéro SIRET : le logiciel récupère automatiquement vos informations légales (raison sociale, adresse, code APE)

Paramétrage du profil

Complétez les informations qui ne sont pas récupérées automatiquement :

• Régime de TVA : sélectionnez « Franchise en base de TVA » (article 293 B du CGI) si vous ne facturez pas la TVA, ou « Régime réel simplifié » si vous la facturez
• Mention de franchise : si vous êtes en franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sera automatiquement ajoutée à vos factures
• Coordonnées bancaires : renseignez votre IBAN et BIC pour qu'ils apparaissent sur vos factures
• Logo : ajoutez votre logo si vous en avez un (optionnel mais recommandé)
• Numérotation : définissez le format de numérotation de vos factures (ex : FA-2026-001)

Une fois votre profil paramétré, vous pouvez créer votre première facture. Voici les étapes détaillées :

Sélectionner le client

1. Cliquez sur « Nouvelle facture » ou « Créer une facture »
2. Recherchez votre client par son numéro SIRET ou son nom d'entreprise
3. Si c'est un nouveau client, le logiciel récupère automatiquement ses informations légales depuis l'annuaire des entreprises
4. Vérifiez les informations du client : raison sociale, adresse, numéro de TVA

Renseigner les détails de la facture

1. Date d'émission : la date du jour par défaut, modifiable si nécessaire
2. Numéro de facture : attribué automatiquement selon votre format de numérotation
3. Objet / Description : décrivez la prestation ou le produit vendu
4. Lignes de facture : pour chaque prestation ou produit, renseignez :
   • La description de la prestation
   • La quantité (nombre d'heures, de jours, d'unités)
   • Le prix unitaire HT
   • Le taux de TVA applicable (ou 0 % en franchise)
5. Conditions de paiement : délai de paiement (30 jours par défaut), mode de paiement (virement, chèque)
6. Date d'échéance : calculée automatiquement à partir du délai de paiement

Avant d'envoyer votre facture, prenez le temps de la vérifier soigneusement. Une facture rejetée pour erreur vous fera perdre du temps.

Points de vérification

• Identité du client : raison sociale et SIRET corrects
• Montants : vérifiez le total HT, le montant de TVA et le total TTC
• Mentions obligatoires : assurez-vous que toutes les mentions légales sont présentes (mention de franchise de TVA si applicable, conditions de retard de paiement, etc.)
• Numérotation : le numéro suit bien la séquence chronologique
• Coordonnées bancaires : votre IBAN est bien affiché pour faciliter le paiement

Prévisualiser la facture

La plupart des logiciels proposent un aperçu de la facture au format PDF avant l'envoi. C'est le document Factur-X qui sera généré, contenant à la fois le rendu visuel et les données XML structurées.

Envoyer la facture

1. Cliquez sur « Envoyer » ou « Transmettre »
2. Le logiciel transmet votre facture au format Factur-X via le PPF ou votre PDP
3. La plateforme identifie automatiquement la plateforme du destinataire grâce à son SIRET
4. Votre client est notifié de la réception de la facture
5. Vous pouvez suivre le statut de la facture : déposée, transmise, reçue, acceptée ou refusée

Une fois la facture envoyée, le travail n'est pas terminé. Voici comment gérer le suivi de vos factures électroniques :

Suivi des statuts

La réforme introduit un cycle de vie de la facture avec des statuts que vous pouvez suivre :

• Déposée : votre facture a été transmise à votre plateforme
• Transmise : votre plateforme a envoyé la facture à la plateforme du client
• Reçue : la plateforme du client a accusé réception
• Acceptée : votre client a validé la facture (il va procéder au paiement)
• Refusée : votre client conteste la facture (vous devrez la corriger ou émettre un avoir)

Gérer un refus de facture

Si votre client refuse la facture, le motif du refus vous est communiqué via la plateforme. Les raisons courantes sont :

• Erreur dans les montants ou la TVA
• Prestation non conforme ou non réalisée
• Informations manquantes ou incorrectes
• Référence de commande erronée

Dans ce cas, vous devez :

1. Analyser le motif du refus
2. Si l'erreur est de votre côté, émettre un avoir sur la facture d'origine puis une nouvelle facture corrigée
3. Si le refus est injustifié, contacter votre client pour résoudre le litige

Suivi des paiements

La plupart des logiciels de facturation proposent un tableau de bord des paiements :

• Factures payées vs en attente de paiement
• Relances automatiques en cas de retard de paiement
• Rapprochement bancaire automatique (si connexion bancaire activée)

En tant qu'auto-entrepreneur, voici les erreurs les plus courantes à éviter lors de la création de vos factures électroniques :

1. Oublier la mention de franchise de TVA

Si vous êtes en franchise de TVA, votre facture doit obligatoirement porter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». L'absence de cette mention peut entraîner le rejet de votre facture. Les logiciels de facturation ajoutent cette mention automatiquement si vous avez correctement paramétré votre profil.

2. Utiliser un SIRET incorrect ou obsolète

Si vous avez déménagé ou changé d'activité, votre SIRET peut avoir changé. Vérifiez régulièrement que le SIRET utilisé dans vos factures est toujours actif. Un SIRET radié entraîne le rejet systématique de vos factures.

3. Rompre la numérotation chronologique

La numérotation des factures doit être continue et chronologique, sans trou ni doublon. Si vous annulez une facture, émettez un avoir plutôt que de supprimer la facture et de réutiliser son numéro.

4. Ne pas renseigner les conditions de paiement

Les conditions de paiement sont une mention obligatoire : délai de paiement, taux de pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement (40 euros). Les logiciels de facturation les ajoutent automatiquement, mais vérifiez qu'elles sont correctes.

5. Confondre facturation électronique et envoi de PDF par e-mail

Envoyer un PDF par e-mail n'est pas de la facturation électronique au sens de la réforme. La facture doit transiter par le PPF ou une PDP pour être considérée comme conforme.