Durée légale de conservation des factures
Les factures électroniques sont soumises aux mêmes obligations de conservation que les factures papier, avec quelques spécificités liées au format numérique. Les délais légaux sont définis par plusieurs textes :
| Base légale | Durée | Délai de départ |
|---|---|---|
| Art. L123-22 Code de commerce | 10 ans | Date de clôture de l'exercice |
| Art. 289 du CGI (fiscale) | 6 ans | Date d'émission de la facture |
| Art. L2101-1 CRPA (marchés publics) | 10 à 30 ans selon les cas | Date du marché |
| RGPD (données personnelles) | Durée nécessaire à la finalité | Variable |
En pratique, la règle des 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) est la plus contraignante et celle à appliquer pour la grande majorité des factures. Les entreprises doivent conserver l'ensemble de leurs pièces comptables (dont les factures) pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné.
L'archivage probant : définition et exigences
L'archivage probant garantit que les documents conservés ont une valeur probante équivalente à l'original, même après des années de conservation. Pour une facture électronique, un archivage probant doit satisfaire à quatre exigences fondamentales :
- Intégrité : le document ne peut pas être modifié après archivage. L'intégrité est garantie par des mécanismes cryptographiques (empreinte numérique ou hash, signature électronique)
- Lisibilité : le document doit rester lisible tout au long de la durée de conservation, en gérant les obsolescences technologiques (formats, matériels)
- Authenticité : l'identité de l'émetteur et l'origine du document peuvent être vérifiées à tout moment
- Accessibilité : le document peut être produit rapidement en cas de contrôle fiscal ou de litige
Bon à savoir : Certaines PDP proposent un service d'archivage à valeur probante intégré dans leur offre. C'est une option à évaluer lors du choix de votre PDP, car elle simplifie la gestion de la conformité de conservation.
La norme NF Z 42-026
La norme NF Z 42-026 (publiée par l'AFNOR) définit les exigences techniques et organisationnelles pour la numérisation fiable et la conservation des documents. C'est la référence française pour l'archivage probant des documents électroniques, y compris les factures.
Les principaux points de la norme NF Z 42-026 :
- Définition des métadonnées obligatoires à associer à chaque document archivé
- Exigences sur les formats de conservation (PDF/A pour les documents lisibles)
- Protocoles de vérification de l'intégrité des documents (algorithmes de hash)
- Procédures d'audit et de traçabilité des accès
- Exigences sur la sécurité des systèmes de conservation
La certification NF Z 42-026 pour les systèmes d'archivage est un gage de qualité que les entreprises peuvent rechercher chez leurs prestataires de SAE (Système d'Archivage Électronique).
Systèmes d'archivage électronique (SAE)
Un Système d'Archivage Électronique (SAE) est une infrastructure logicielle et organisationnelle permettant de conserver les documents électroniques dans des conditions garantissant leur valeur probante. Pour les factures électroniques, les entreprises ont plusieurs options :
SAE interne
L'entreprise déploie son propre SAE, en s'appuyant sur un logiciel dédié (ex. Archifiltre, d'autres outils spécialisés) et en respectant les exigences de la norme NF Z 42-026. Cette option convient aux grandes entreprises avec une DSI capable de gérer l'infrastructure.
SAE externalisé (cloud)
L'entreprise confie l'archivage à un prestataire spécialisé (ex. Docaposte, Everteam, Oodrive). Ces prestataires sont souvent certifiés NF Z 42-026 et proposent des garanties contractuelles de conservation et d'intégrité. C'est l'option recommandée pour les PME qui ne souhaitent pas gérer ce risque en interne.
Archivage intégré à la PDP
Certaines PDP proposent un service d'archivage probant des factures transmises via leur plateforme. C'est la solution la plus simple pour les entreprises utilisant une PDP, car elle évite de gérer un SAE séparé.
RGPD et archivage des factures
Les factures contiennent souvent des données à caractère personnel (nom du client particulier, adresse, parfois numéro de carte bancaire). Le RGPD impose des règles sur la conservation de ces données :
- Base légale de la conservation : l'obligation légale de conservation (article 6-1-c du RGPD) justifie la conservation des factures pendant la durée légale, même si le client particulier invoque son droit à l'effacement
- Minimisation des données : seules les données strictement nécessaires doivent figurer sur la facture. Évitez d'inclure des données sensibles inutiles.
- Sécurité : les archives doivent être sécurisées (chiffrement, contrôle d'accès) pour protéger les données personnelles
- Registre des traitements : l'archivage des factures doit être documenté dans le registre des traitements de données personnelles de l'entreprise
Bonnes pratiques d'archivage
Pour un archivage conforme et efficace de vos factures électroniques :
- Ne stockez pas vos factures dans des dossiers locaux non sécurisés : un disque dur peut tomber en panne. Utilisez un système avec redondance (cloud, copies de sauvegarde).
- Conservez le format original : pour les factures Factur-X, conservez le fichier PDF/A-3 complet avec le XML embarqué. Ne convertissez pas en format différent.
- Associez les métadonnées : numéro de facture, date, émetteur, destinataire, montant. Ces métadonnées facilitent la recherche et la production en cas de contrôle.
- Testez régulièrement la lisibilité : vérifiez périodiquement que vous pouvez toujours ouvrir et lire vos archives anciennes. En cas d'obsolescence de format, procédez à une migration.
- Documentez votre politique d'archivage : rédigez une procédure interne décrivant les durées de conservation, les responsables, les systèmes utilisés.